Work Style

Organize Emails with Gmail Labels & Filters

မဂၤလာပါရွင့္။
Spiceworks Myanmar မွ ဆုရည္ထြန္းပါ။
နည္းပညာေတြ ေန႔စဥ္နဲ႔အမွ်တိုးတက္ေနတဲ့ ယေန႔ IT ေခတ္မွာဆိုရင္ Gmail ကို မျဖစ္မေန အသုံးျပဳေနၾကရပါတယ္။ တခ်ိဳ႕ေသာ working environment ေတြမွာဆိုရင္ အလုပ္ခ်ိန္ (၈) နာရီမွာ (၆) နာရီေလာက္က Gmail ကိုအသုံးျပဳၿပီး အလုပ္လုပ္ကိုင္ေနၾကရပါတယ္။ ညီမအေနနဲ႔ဆိုရင္ လက္ရွိအလုပ္ရဲ႕ Gmail အေကာင့္ကေန ပွ်မ္းမွ်အားျဖင့္ တစ္ေန႔လွ်င္ mail အေစာင္ေရ (20) ကေန (50) ၾကားလက္ခံရရွိေနပါတယ္။
ဒါေၾကာင့္ ကိုယ့္ရဲ့ Gmail Inbox ကို Clean & Smart ျဖစ္ေစဖို႔ Organize Emails with Gmail Labels & Filters ဆိုတဲ့ ေခါင္းစဥ္ေအာက္ကေန ညီမလက္ရွိအသုံးျပဳေနတဲ့ အေၾကာင္းအရာေတြအေပၚမွာ အေျခခံၿပီး knowledge share အေနနဲ႔ ​မၽွေဝေပးခ်င္ပါတယ္။

ပထမဦးဆုံးအေနနဲ႔ Gmail tips and tricks ထဲကေန Gmail Inbox မွာ ဝင္လာတဲ့ Mail ေတြကို အၫႊန္း (labels) မ်ားထည့္ျခင္းျဖင့္ Mail မ်ားကို စုစည္းႏိုင္ဖို႔နဲ႔ပတ္သက္ၿပီး ေျပာျပေပးသြားပါမယ္။

What Are Gmail Labels?

Gmail Labels လို႔ေျပာလိုက္ရင္ ကိုယ့္ရဲ႕ Gmail Inbox မွာ အမ်ိဳးအစားခြဲရန္ Email မွာထပ္ေပါင္းထည့္သည့္ Tags မ်ားနဲ႔ ဆင္တူပါတယ္။
Gmail Account တစ္ခုမွာ အၫႊန္း (label) မ်ားစြာထည့္သြင္းႏိုင္ပါတယ္။

How to Create a Label on the Gmail Web App

Gmail တြင္ အၫႊန္း (label) အသစ္မ်ားဖန္တီးရန္ နည္းလမ္းမ်ားစြာရွိပါတယ္။

Method 1: Create the Label and Move Emails at the Same Time

Method 1 ကေတာ့ Email မ်ားစြာကို တစ္ႀကိမ္ထဲျဖင့္ အၫႊန္း (label) သတ္မွတ္ရန္ သို႔မဟုတ္ Email တစ္ခုခ်င္းစီအတြက္ သတ္မွတ္ရန္ အသုံးျပဳလို႔ရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။

Step 1: Login to your gmail account

Step 2: တူညီေသာ အမ်ိဳးအစားရွိေသာ mail မ်ားကို select ျပဳလုပ္ေပးပါ။ ထို႔ေနာက္ Gmail search box ၏ေအာက္တြင္ တည္ရွိေသာ label button (or label icon) ကို click ႏွိပ္ပါ။

Step 3: ေပၚလာေသာ dialog box တြင္ Create new ကိုႏွိပ္ပါ။

Step 4: ေနာက္ထပ္ေပၚလာေသာ dialog box တြင္ မိမိစုစည္းထားခ်င္ေသာ Email မ်ားအတြက္ နာမည္တစ္ခုေပးၿပီး Create ကိုႏွိပ္ပါ။

Method 2: Create the Label and Move Emails Separately

အေစာပိုင္းနည္းလမ္းႏွင့္မတူဘဲ ဤနည္းျဖင့္ အၫႊန္း (label) ဖန္တီးေနစဥ္တြင္ Email မ်ားကို ခ်က္ခ်င္းထည့္၍မရပါ။

Step 1: Gmail ကို ဖြင့္ၿပီး ဘယ္ဘက္ျခမ္းရွိ sidebar ေအာက္ကို ဆင္းၿပီး More ကို ႏွိပ္ပါ။

Step 2: အၫႊန္း (label) အသစ္ဖန္တီးရန္ Create New Label menu ကို ရွာမေတြ႕မခ်င္း Scrolldown ဆင္းပါ။ ထို႔ေနာက္ Create new label ကိုႏွိပ္ပါ။

Step 3: dialog box တြင္ မိမိစုစည္းထားခ်င္ေသာ Email မ်ားအတြက္ နာမည္တစ္ခုေပးၿပီး Create ကိုႏွိပ္ပါ။

How to Edit or Delete Labels on the Gmail Web App

Gmail တြင္အၫႊန္း (label) မ်ားကို အျမန္ Edit သို႔မဟုတ္ Delete လုပ္ႏိုင္ပါတယ္။

Step 1: Gmail အေကာင့္သို႔ ဝင္ေရာက္ၿပီး ဘယ္ဘက္ရွိ Sidebar တြင္ Edit လိုေသာ သို႔မဟုတ္ ဖ်က္လိုေသာ အၫႊန္း (label) ကို ရွာပါ။

Step 2: ေမာက္စ္ကို အၫႊန္းအေပၚတြင္ ဖိထားပါ။ ေဒါင္လိုက္ အစက္သုံးစက္သေကၤတကို ေတြ႕ရပါမည္။ icon ကိုႏွိပ္ပါ။

Step 3: အၫႊန္း (label) ကို Edit လုပ္ရန္ Edit ကိုႏွိပ္ပါ။

Step 4: ဤေနရာတြင္ အၫႊန္း (label) ကို အမည္ေျပာင္းႏိုင္သည္ (သို႔မဟုတ္) ဤအၫႊန္း (label) ကိုအျခားအၫႊန္း (label) ေအာက္တြင္ထည့္သြင္းရန္ “Nest label under:” ေဘးရွိ အမွတ္ျခစ္ကြက္ကို ႏွိပ္ပါ။ Edit မ်ားျပဳလုပ္ၿပီးသည္ႏွင့္ Save ကို ႏွိပ္ပါ။

Step 5: ေ႐ြးခ်ယ္ထားေသာ အၫႊန္း (label) ကို ဖ်က္လိုပါက Remove label ကိုႏွိပ္ပါ။

How to Automatically Label Incoming Emails on the Gmail Web App

Gmail မွာ အၫႊန္း (label) မ်ား create လုပ္ထားၿပီး ဝင္လာသမွ် mail ကို manual လိုက္ထည့္ရင္က အခ်ိန္ကုန္ေစတဲ့အတြက္ filters ကို အသုံးျပဳၿပီး management ျပဳလုပ္လို႔ ရပါတယ္။
newsletters, social media platforms, task management systems, or other sources of daily emails မ်ားစြာကို subscribe ျပဳလုပ္ထားပါက မိမိရဲ႕ Inbox မွာရႈပ္ပြၿပီး အေရးႀကီးေသာ email မ်ားေရာက္လာသည့္အခါ သတိမထားမိတာမ်ိဳး ျဖစ္ႏိုင္ပါတယ္။

Step 1: Gmail ကိုဖြင့္ၿပီး ရွာေဖြမႈအကြက္၏ ညာဘက္ရွိ Show search options ခလုတ္ကို ႏွိပ္ပါ။

Step 2 : ေပၚလာေသာ dialog box တြင္ Email မ်ားကို အၫႊန္း (label) တပ္လိုေသာ ကန႔္သတ္ခ်က္မ်ားကို ထည့္သြင္းပါ။
ဥပမာအားျဖင့္ တိက်ေသာေပးပို႔သူ (adobe) မွလာမည့္ အနာဂတ္ Email မ်ားကို စစ္ထုတ္ရန္၊ Adobe ၏ Email လိပ္စာ (mail@email.adobe.com) ကို From အကြက္တြင္ ထည့္သြင္းပါမည္။

Step 3: စစ္ထုတ္ျခင္းအတြက္ သက္ဆိုင္ရာစံႏႈန္းမ်ားအားလုံးကို ထည့္သြင္းၿပီးသည္ႏွင့္ Create filter ခလုတ္ကို ႏွိပ္ပါ။

Step 4 : ေနာက္ screen တြင္ Gmail မွအဝင္ message မ်ားႏွင့္ ဘာလုပ္လိုေၾကာင္း ေမးပါလိမ့္မည္။
“Apply the label:”, ေဘးရွိ အမွတ္ျခစ္ကြက္ကို ႏွိပ္ပါ။ စစ္ထုတ္ထားေသာ Email မ်ားကိုေပးပို႔လိုသည့္ အၫႊန္း (label) ကိုေ႐ြးခ်ယ္ၿပီး Create filter ကိုႏွိပ္ပါ။

Gmail သည္ သတ္မွတ္ထားေသာ အၫႊန္း (label) တစ္ခုသို႔ ေပးထားသည့္စံႏႈန္းမ်ားႏွင့္ ကိုက္ညီေသာ အဝင္ Email မ်ားကို ယခုအလိုအေလ်ာက္ပို႔ေပးပါမည္။

မိမိ filter လုပ္ထားသည့္ setting မ်ားကို “Filters and Blocked Addresses” tab တြင္စစ္ေဆးႏိုင္ပါတယ္။

Reference: https://www.gmass.co/blog/gmail-labels/
အဆုံးထိ ဖတ္ရႈေပးတဲ့အတြက္ ေက်းဇူးအမ်ားႀကီးတင္ပါတယ္။

Hello

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *