အားလုံးပဲ မင်္ဂလာပါ။
ကျွန်မကတော့ အိဖြိုးမွန် ပါ။ ယခုတစ်ပတ် မျှဝေဖို့ ရွေးချယ်ဖြစ်တဲ့ ခေါင်းစဥ်လေးကတော့ “Mail Merge” ဆိုတဲ့အကြောင်းအရာပဲ ဖြစ်ပါတယ်။
ပထမဆုံးအနေနဲ့ “Mail Merge” ဆိုတာဘာလဲ? ဘယ်လိုအသုံးဝင်လဲ ဆိုတာကို ကျွန်မ သိထားသမျှ အနည်းငယ်ကို ပြောပြပေးသွားမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ Mail Merge ကို စာအကြောင်းအရာတစ်ခုခုအား လူ့အဖွဲ့အစည်းများနှင့် ဌာနအသီးသီးသို့ ပို့ရာတွင်လည်းကောင်း၊ အသင်းဝင်ကဒ်များ ဖန်တီးရာတွင်လည်းကောင်း အသုံးပြုကြပါတယ်။ တစ်နည်းအားဖြင့် ဆိုရရင် ဖိုင် (၂) ခုအား တတိယဖိုင်အဖြစ် ထုတ်ပေးခြင်းဖြစ်ပါတယ်။ Mail Merge ကိုဖန်တီးရာတွင် ဖိုင် (၂) ခုလိုအပ်ပါမယ်။ ထိုဖိုင် (၂) ခုကတော့
(1) Database – အချက်အလက်ပါသောဖိုင်။
(2) Main Document – အချက်အလက်များဖြည့်၍ သက်ဆိုင်သောသူအား ပြန်လည်မျှဝေပေးရန် ဖန်တီးထားတဲ့ စာရွက်ပုံစံ။
ဆိုပြီး ဖြစ်ပါတယ်။ Main Document အတွင်းသို့ Database ရှိ အချက်အလက်များ ထည့်ခြင်းဖြင့် တတိယမြှောက်ဖိုင် တစ်ခုအား ဖန်တီးပေးပါတယ်။ အသုံးပြုနည်းမှာ
လူ (၁၀) ဦးအား လစာ စာရွက်ထုတ်ပေးမည် ဆိုပါစို့။
(1) လူစာရင်းနှင့် လစာကို ဇယားပုံစံ (table) ဖြင့်ရိုက်သွင်းပြီး save ထားရပါမယ်။
လူစာရင်းနှင့် လစာ အချက်အလက်များသည် Database ဖြစ်ပါတယ်။
(2) လစာ စာရွက်ပုံစံကို ရိုက်ပါမယ်။
လစာစာရွက် ပုံစံသည် Main Document ဖြစ်ပါတယ်။ Main Document အတွက် ပြင်ဆင်ထားသောဖိုင်ကို အောက်တွင် ဖော်ပြထားပါတယ်။
ဆက်လက်၍ လစာစာရွက် ပြင်ထားသော Microsoft word ဖိုင်ရှိ Mailings ထဲကမှ Select Recipients ကိုရွေးချယ်ပြီး Use an existing list ကို နှိပ်၍
ဇယားဖြင့် ပြင်ဆင်ထားသော လူစာရင်းနှင့် လစာ စာရင်း excel file အား ရွေးချယ်ပြီး Select table ဆိုတဲ့ box လေးကျလာပါက ok ကိုရွေးချယ်ပါ။
ထို့နောက် Insert Merge Field ထဲက Name, ID, Position, Salary, Bonus, Total Income and Total Deduction များထဲက လစာစာရွက်တွင် မိမိထည့်လိုသော အချက်အလက်များအား ဖြည့်သွင်းပြီးပါက
Finish & Merge ကို နှိပ်ပါ။
ပြန်ကြည့်ရန်အတွက် Finish & Merge ထဲက Edit Individual Documents.. ထဲကမှ တဆင့် မိမိ ပြုလုပ်လိုတဲ့အတိုင်း ရွေးချယ်ပြီးပါက အချက်အလက်ပါသော excel file မှ တဆင့် သက်ဆိုင်သူတစ်ယောက်ချင်းစီအား ပြန်လည်မျှဝေပေးရန် ဖန်တီးထားတဲ့ လူ (၁၀) ယောက်စာ လစာစာရွက်ပုံစံအဖြစ် ရရှိလာမှာ ဖြစ်ပါတယ်။
ဒါဆိုရင် ယခုတစ်ပတ်အတွက် မျှဝေပေးဖြစ်ခဲ့တဲ့ ခေါင်းစဉ်လေးကိုတော့ ဒီမှာပဲ ရပ်ခွင့်ပြုပါ။ နောင်လာမယ့် အပတ်တိုင်းမှာလည်း မတူညီတဲ့ ခေါင်းစဉ်တွေနဲ့ ဆက်လက်ဝေမျှပေးဦးမှာဖြစ်လို့ စောင့်ကြည့်ပြီး ဖတ်ရှုပေးကြပါဦး။ Word, Excel များနဲ့ ပတ်သက်တာများကို ပိုမိုလေ့လာချင်ပါက အောက်ပါလင့်ခ်တွင်လည်း ဝင်ရောက်လေ့လာနိုင်ပါတယ်။
“https://www.facebook.com/profile.php?id=100063920352442”
အားလုံးအတွက် သာယာအေးချမ်းသော နေ့ရက်တွေ ဖြစ်ကြပါစေ။
