အားလုံးပဲ မင်္ဂလာပါ။
ညီမကတော့ Spiceworks Myanmar မှ မဇင်နုထွေး ဖြစ်ပါတယ်။
ဒီတစ်ပတ်မှာတော့ “Manage multiple tasks effectively” ဆိုတဲ့ ခေါင်းစဥ်နဲ့အတူ ညီမတို့ နေ့စဥ်ဆောင်ရွက်နေကြသော အခြေခံကျတဲ့ လုပ်ဆောင်ချက်တွေပဲဖြစ်ဖြစ်၊ ကိုယ့်ရဲ့ professional အလုပ်အတွက်ပဲဖြစ်ဖြစ် လုပ်ဆောင်ရတဲ့ များစွာသော task တွေကို ကောင်းမွန်စွာနဲ့ ဘယ်လို စီမံခန့်ခွဲရမလဲဆိုတဲ့ အကြောင်းအရာတွေကို မျှဝေပေးချင်ပါတယ်။

မိမိရည်ရွယ်ထားတဲ့ ဘဝပန်းတိုင်အတွက်၊ professional အလုပ်အတွက်၊ group, team နဲ့ လုပ်ဆောင်ရတဲ့ task တွေကို ဆောင်ရွက်ရာမှာ အဓိကကျပြီး လိုအပ်တဲ့ skill တစ်ခုလည်း ဖြစ်ပါတယ်။
အလုပ်တာဝန်တွေမှာ အချိန်၊ ဦးစားပေးဆောင်ရွက်ပေးရန်နဲ့ team member အရေအတွက် အစရှိတာတွေ ရှိနေမှာဖြစ်တဲ့အတွက် လုပ်ဆောင်ပေးရမယ့် လုပ်ငန်းစဥ်တိုင်းမှာ ပုံမှန်ထက်ပိုပြီး စိန်ခေါ်မှုနဲ့ စိတ်ဖိစီးရတာတွေ ရှိနိုင်ပါတယ်။

မိမိရဲ့ အရည်အသွေး၊ ဆန်းသစ်နိုင်မှုတွေနဲ့အတူ များစွာသော task တွေကို စနစ်တကျနဲ့ ကောင်းမွန်သေသပ်စွာ ဆောင်ရွက်နိုင်ပြီး ကိုယ့်ရဲ့ skill ကို ပိုပြီး တိုးတက်စေရန် လုပ်ဆောင်သင့်တဲ့ အချက်လေးတွေကို ပြောပြပေးသွားပါမယ်။
၁) လုပ်ဆောင်ရမယ့် အလုပ်တွေကို list အနေနဲ့ မှတ်သားပါ။
၂) ဦးစားပေးလုပ်ဆောင်ပေးရန် လိုအပ်တဲ့ task တွေကို အစီအစဥ်အတိုင်း စီထားပါ။
၃) မိမိလုပ်ဆောင်ရမယ့် task နဲ့ အချိန်ကို ခန့်မှန်း စီစဥ်ထားပါ။
၄) လုပ်ဆောင်နေတဲ့ task အပေါ်ကို focus ထားပါ။
၅) ပြန်လည် စီစစ် ညှိနှိုင်း ဆောင်ရွက်ပါ။

၁) လုပ်ဆောင်ရမယ့် အလုပ်တွေကို list အနေနဲ့ မှတ်သားပါ။
ပထမအဆင့်အနေနဲ့ မိမိလုပ်ဆောင်ရမယ့် အလုပ်တွေ အားလုံးကို စာအုပ်မှာ ချရေးထားတာ သို့မဟုတ် application ကို အသုံးပြုကာ list ထုတ်ထားပြီး အစီအစဥ် ပြုလုပ်ထားရန် လိုအပ်ပါတယ်။ လုပ်ဆောင်ရမယ့် task တစ်ခုချင်းစီတိုင်းမှာ အာရုံစိုက်ပြီး လုပ်ဆောင်နိုင်အောင် တစ်ရက်ချင်းစီအလိုက် လုပ်ရမယ့် task တွေ၊ ရက်ရှည်အနေနဲ့ လုပ်ဆောင်ပေးရမယ့် task တွေဆိုပြီး အစီစဥ်တကျ စီစဥ်ပေးပါ။ သို့မှသာ လုပ်ရမယ့်အလုပ်တွေမှာ ကျန်ခဲ့တာတွေ၊ မေ့ခဲ့တာတွေ မဖြစ်ဘဲနဲ့ လုပ်ဆောင်ပေးနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ရက်ရှည်အနေနဲ့ လုပ်ပေးရမယ့် task တွေကိုတော့ အားလုံးအနေနဲ့ ခြုံပြီး မှတ်ထားတာ မဟုတ်ဘဲ အသေးစိတ် လုပ်ရမယ့် အချက်လေးတွေအနေနဲ့ ခွဲပြီးမှတ်ထားတာက ဝန်မပိစေဘဲ တဆင့်ပြီး တဆင့် ဆောင်ရွက်ပေးနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ လူတစ်ယောက်နဲ့ တစ်ယောက်ရဲ့ လုပ်ဆောင်တတ်တဲ့ပုံစံနဲ့ အကျင့်စရိုက်မတူညီနိုင်တာတွေ ရှိကြတဲ့အတွက်တော့ ကိုယ့်ရဲ့ လုပ်ဆောင်တတ်တဲ့ ပုံစံပေါ်မူတည်ပြီး မှတ်တဲ့ပုံစံ ကွဲပြားတာတွေ ရှိနိုင်ပါတယ်။ အဓိကအားဖြင့်တော့ list အနေနဲ့ မှတ်သားထားဖို့ အရေးကြီးပါတယ်။

၂) ဦးစားပေးလုပ်ဆောင်ပေးရန် လိုအပ်တဲ့ task တွေကို အစီအစဥ်အတိုင်း စီထားပါ။
လုပ်ရမယ့်အလုပ်တွေကို list အနေနဲ့ စီရာမှာ ဦးစွာလုပ်ဆောင်ပေးရန် လိုအပ်တဲ့ task တွေအလိုက် စီထားပြီး လုပ်ပေးဖို့ လိုပါတယ်။ Task တွေအနေနဲ့ မှတ်ထားလိုက်ပေမယ့် ဦးစားပေးအနေနဲ့ စီစဥ်မထားပါက တစ်ဖက်ကို ပေးရဖို့ အချိန်ကျလာတဲ့အခါ မပြီးသေးတာတွေ ဖြစ်ပြီး အလုပ်မှာ အဆင်မပြေ ဖြစ်လာနိုင်ပါတယ်။ ကိုယ့်ဘက်ကနေပြီး အချိန်တွေ အားအင်တွေနဲ့ လုပ်ဆောင်ပေးနေတယ် ဆိုပေမယ့် လုပ်ဆောင်နေတာသာ ဖြစ်ပြီး အကျိုးအနေနဲ့ ကောင်းမွန်တဲ့ ရလဒ်ကို မရတာတွေ ဖြစ်တတ်ပါတယ်။ ဒါ့ကြောင့် လုပ်ဆောင်ပေးရမယ့် အချိန်ကို သေချာ စနစ်တကျ စီစဥ်ပြီး ဆောင်ရွက်ပေးရန်မှာလည်း လိုအပ်ပါတယ်။ လုပ်ဆောင်ပေးရမယ့် task တွေထဲမှာ ဆင်တူတဲ့ task တွေ ရှိခဲ့မယ်ဆိုရင် တစ်ခါတည်း တူရာစုပြီး လုပ်ဆောင်ပေးဖို့ စီစဥ်ထားပါ။ ပိုပြီး အချိန်ကုန် သက်သာစေပါလိမ့်မယ်။

၃) မိမိလုပ်ဆောင်ရမယ့် task နဲ့ အချိန်ကို ခန့်မှန်း စီစဥ်ထားပါ။
လုပ်ရမယ့် အလုပ်တွေကို list စီထားပြီးပြီဆိုရင် လုပ်ဆောင်ပေးရမယ့် task နဲ့ သင့်လျော်ကိုက်ညီတဲ့ ကြာချိန်ကို ခန့်မှန်းထားရပါမယ်။ Task ရဲ့ အနည်းအများ အခြေအနေကို မိမိရဲ့ လုပ်ဆောင်နိုင်စွမ်းပေါ်မူတည်ပြီး ခန့်မှန်းကြာချိန်နဲ့ လုပ်ဆောင်ပေးနိုင်မယ့် အချိန်ကို ကြိုပြီး အချိန်ဇယားပုံစံဖြင့် စီစဥ်ထားရန်လည်း လိုအပ်ပါတယ်။ ကိုယ့်ရဲ့ လုပ်ဆောင်ပေးနိုင်တဲ့ task အရေအတွက်နဲ့ အလုပ်ချိန်ကိုလည်း ထည့်သွင်း စဥ်းစားပြီး လုပ်ဆောင်ရပါမယ်။

၄) လုပ်ဆောင်နေတဲ့ task အပေါ်ကို focus ထားပါ။
နောက်တစ်ချက်အနေနဲ့ကတော့ လုပ်ဆောင်ရမယ့် task တွေနဲ့ အချိန်ကို စီစဥ်ထားပြီးလို့ ကိစ္စတစ်ခုကို လုပ်ဆောင်နေစဥ်မှာ အဲ့ဒီအလုပ်ကို သေချာလေး အာရုံစိုက်ပြီးလည်း လုပ်ဖို့ လိုပါတယ်။ ဒီအလုပ်အပေါ်မှာ သေချာအာရုံမစိုက်ဘဲ တခြားလုပ်ဆောင်ရမယ့် ကိစ္စတွေကို အရမ်းတွေးနေမယ်ဆိုရင် တကယ်လုပ်ရမယ့် အလုပ်မှာ အဆင်မပြေတာတွေ၊ လွဲမှားတာတွေ ဖြစ်သွားနိုင်ပါတယ်။ တစ်ချိန်တည်းနဲ့ အလုပ်တစ်ခုထက်ပိုပြီး လုပ်ဆောင်နိုင်စွမ်းက ကောင်းမွန်တယ်ဆိုပေမယ့် လုပ်ရမယ့် အလုပ်တစ်ခုချင်းစီတိုင်းက သေချာအာရုံစိုက်မှ အဆင်ပြေနိုင်တာတွေ ရှိပါတယ်။ ဒါကြောင့် လုပ်နေတဲ့ အလုပ်အပေါ်မှာ အပြည့်အဝ အာရုံထားပြီး နောက်လုပ်ရမယ့် အလုပ်တွေကို list အနေနဲ့ စီစဥ်ထားကာ တစ်ခုချင်းစီ လုပ်ဆောင်သွားတာက ပိုပြီး ကောင်းမွန်တဲ့ ရလဒ် ရရှိနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ Task တွေများလာပြီး အာရုံစိုက်လို့ မရတာတွေ ဖြစ်လာခဲ့ရင်တော့ ခဏ နားချိန်ယူပြီးမှ ပြန်ပြီး လုပ်ဆောင်သင့်ပါတယ်။

၅) ပြန်လည် စီစစ် ညှိနှိုင်း ဆောင်ရွက်ပါ။
နောက်ဆုံး အချက်အနေနဲ့ကတော့ လုပ်ဆောင်နေစဥ်အတွင်းမှာပဲ လိုအပ်တဲ့၊ ထပ်ပြီး တောင်းဆိုလာတဲ့ task တွေ ရှိလာခဲ့တဲ့အခါ အခြေအနေပေါ်မူတည်ပြီး ပြန်လည် စီစဥ် ညှိနှိုင်းတာတွေ လုပ်ရပါမယ်။ ကြားဖြတ်အနေနဲ့ အရေးကြီး လုပ်ပေးစရာ ပေါ်လာခဲ့တဲ့အခါ အထက်မှာ ဖော်ပြပေးခဲ့တဲ့ အချက်တွေကို ပြန်လည်သုံးသပ်ပြီး စီမံဆောင်ရွက်ပေးရပါမယ်။ တခြား member တွေကို အကူအညီတောင်းပြီး လုပ်ဆောင်ပေးဖို့ ပြောသင့်ရင်လည်း ပြောရပါမယ်။

အထက်မှာ ဖော်ပြပေးခဲ့တဲ့ အချက်တွေကို သေချာဆောင်ရွက်ပြီး အစီစဥ်တကျနဲ့ အလုပ်တွေကို လုပ်ဆောင်မယ်ဆိုရင်တော့ အလုပ်လုပ်ရတာ ပိုပြီး အဆင်ပြေကောင်းမွန်စေနိုင်မှာပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ လုပ်ဆောင်နိုင်မယ်လို့လည်း မျှော်လင့်ပါတယ်။
အဆုံးထိ အချိန်ပေးပြီး ဖတ်ရှုပေးခဲ့ကြတဲ့အတွက် ကျေးဇူးတင်ပါတယ်။