Others Work Style

Excel (Office Manual)

မဂၤလာပါရွင့္။

ကြၽန္မကေတာ့ Spiceworks Myanmar ကုမၸဏီတြင္ Web Developer အျဖစ္ဝင္ေရာက္အလုပ္လုပ္ကိုင္လ်က္ရွိေသာ မခင္ပြင့္ျဖဴခိုင္ျဖစ္ပါတယ္။ ယခုအပတ္အတြက္ ဘေလာ့ဒ္တစ္ခုကို ေဝမွ်ေပးခ်င္ပါတယ္။ ႐ုံးပိုင္းဆိုင္ရာလုပ္ငန္းမ်ားကို လုပ္ကိုင္ေနၾကေသာ ႐ုံးဝန္ထမ္းမ်ား၊ Adminမ်ား၊ HRမ်ား အစရွိေသာ လုပ္ငန္းမ်ားတြင္ အသုံးျပဳၾကပါတယ္။ ကြန္ပ်ဴတာကို အသုံးျပဳၿပီးအလုပ္လုပ္ေနၾကေသာ ဝန္ထမ္းမ်ားနဲ႔ ဆိုလည္း စိမ္းမေနပါဘူး။ ဘေလာ့ဒ္ေခါင္းစဥ္ေလးကေတာ့ Microsoft ကတီထြင္ထားတဲ့ အစိမ္းေရာင္လိုဂိုေလးနဲ႔ Excel Application အတြက္ အသုံးဝင္မည့္ Function မ်ား အေၾကာင္းကို ရွင္းျပေပးမည့္ Excel ( Office Manual ) ေလးပဲ ျဖစ္ပါတယ္။

အခုဆိုရင္ေတာ့ Excel က Windows ႏွင့္ macOS တို႔တြင္ သာမက Android ႏွင့္ IOS တို႔တြင္လည္း အသုံးျပဳလာႏိုင္ပါၿပီ။ Excel မွာဆိုရင္ မိမိလိုခ်င္ေသာ႐ုံးအတြက္ ႐ုံးစာမ်ား၊ တြက္ခ်က္မႈအပိုင္း (Calculation)၊ ဇယား (Table)၊ ဂရပ္ဖ္ (Graph) အျပင္တစ္ျခားေသာအပိုင္းမ်ားကိုလည္း လုပ္ေဆာင္ႏိုင္ပါေသးတယ္။ ကြၽန္မကေတာ့ ယခုဘေလာ့ဒ္မွာ အေၾကာင္းအရာ အနည္းငယ္ကိုသာ ေျပာျပေပးသြားပါမယ္။

Excel မွာ အလ်ားလိုက္ (Row) ႏွင့္ ေဒါင္လိုက္ (Column) ဆိုၿပီး ရွိပါတယ္။ အလ်ားလိုက္ဆိုရင္ နံပါတ္ (1,2,…) ေတြႏွင့္ ျပၿပီးေတာ့ ေဒါင္လိုက္ဆိုရင္ေတာ့ အဂၤလိပ္အကၡရာအႀကီး (A, B,…) ေတြနဲ႔ ျပပါတယ္။ ပုံေသနည္း (Formula) ေတြကို အသုံးျပဳခ်င္ရင္ေတာ့ ညီမွ်ျခင္း (=) ကို အရင္ေရးရပါတယ္။

အေၾကာင္းအရာ (၁) တန္ဖိုး (Vaule) ေတြကိုဘယ္လိုယူမလဲ

ဥပမာ ပုံေသနည္=C3 ဆိုၿပီး တန္ဖိုးယူပါတယ္။
C ဆိုတာကေတာ့ Column နာမည္ကိုေျပာတာပါ။ 3 ကေတာ့ Row နာမည္ကို ေျပာျပတာပါ။ Column ႏွင့္ Row ေပါင္းလိုက္ရင္ ဆဲလ္(Cell) ကြက္ေလးျဖစ္သြားပါတယ္။ ဆဲလ္ကြက္ေလးထဲက ရွိေနေသာ တန္ဖိုးကို ယူခ်င္ရင္ေတာ့ အေပၚက ပုံေသနည္းေလးကဲ့သို႔ မိမိယူခ်င္ေသာ Column နာမည္ယူမယ္ ၿပီးရင္ Row နာမည္ ယူပါမယ္။ ညီမွ်ျခင္း (=) ေလးကိုေတာ့ အရင္ေရးဖို႔ မေမ့ပါနဲ႔ေနာ္။ Cell အကြက္ C3 ကို မေရးခ်င္ရင္လည္း ညီမွ်ျခင္း ( = ) ေရးၿပီးတာနဲ႔  မိမိလိုခ်င္ေသာ Cell အကြက္ ( C3 ) မွာ Mouse ျဖင့္ Click လုပ္ရင္လည္း ရပါတယ္။

အေၾကာင္းအရာ (၂) Sheet တစ္ခုႏွင့္ အျခား Sheet တစ္ခုကို ဘယ္လိုခ်ိတ္ဆက္မလဲ
Excel မွာဆိုရင္ Sheet ေတြအမ်ားႀကီး ထည့္ (Insert) လို႔ရပါတယ္။ Sheet အမ်ားႀကီးေတြထဲက Sheet တစ္ခုနဲ႔ တစ္ျခား Sheet ကို ခ်ိတ္ဆက္လို႔ရပါတယ္။

(i) Sheet နာမည္တြင္ Space မျခားေသာအခါ
ပုံေသနည္း (၁) =Sheet1!C3

(ii) Sheet နာမည္တြင္ Space ျခားေသာအခါ
ပုံေသနည္း (၂) =’Sheet 1′!C3
′ ′ (single code) ေလးရဲ႕အတြင္းမွ Space ျခားထားေသာ Sheet နာမည္ေလးကို ထည့္ရပါတယ္။

ပုံေသနည္း(၁) ေလးနဲ႔ပဲ ရွင္းျပေပးပါမယ္ေနာ္။ Sheet1 ကေတာ့ Sheet နာမည္ျဖစ္ပါတယ္။ C3 ရဲ႕အဓိပၸာယ္ကိုေတာ့ သိၿပီးၿပီလို႔ ထင္ပါတယ္။ (!) ေလးကေတာ့ လင္ခ့္ခ်ိတ္ဆက္တဲ့ေနရာမွာ အသုံးျပဳရပါတယ္။ တစ္ခုသိဖို႔က မိမိခ်ိတ္လို႔ေသာ ဆဲလ္နာမည္ကိုေတာ့ သိရပါမယ္။ မိမိက Sheet2 မွာ ေနၿပီး ပုံေသနည္းအတိုင္း ေရးလိုက္ရင္လည္း တန္ဖိုးေတြခ်ိတ္သြားပါလိမ့္မည္။ Sheet1 ကတန္ဖိုးေျပာင္းလိုက္လွ်င္ Sheet2 တြင္လည္း တန္ဖိုး ေျပာင္းသြားပါလိမ့္မည္။

Excel ဖိုင္တစ္ဖိုင္ကေန တစ္ျခား Excel ဖိုင္ရဲ႕ Sheet ထဲက တန္ဖိုးေတြကိုခ်ိတ္ဆက္လို႔ ရပါတယ္။
ပုံေသနည္း =‘Directory\[Other_Excel.xlsx]Sheet1’!C3
Directory ကေတာ့ မိမိ Excel ဖိုင္ရွိရာ လမ္းေၾကာင္းကိုဆိုလိုတာပါ။ Other_Excel.xlsx ကေတာ့ ဖိုင္နာမည္ျဖစ္ပါတယ္။ တစ္ျခားအရာမ်ားကိုေတာ့ ေရွ႕မွာရွင္းျပခဲ့ၿပီးျဖစ္တာေၾကာင့္ သိၿပီးၿပီလို႔ ထင္ပါတယ္။

အေၾကာင္းအရာ (၃) IF functionကို ဘယ္လိုသုံးလဲ


ပုံေသနည္း =IF(C3>=40,”Pass”,”Fail”)
IF function အတြင္းမွာဆိုရင္ အေၾကာင္းအရာ သုံးမ်ိဳးပါရွိပါတယ္။ (၁)အေျခအေနတစ္ခုကို ႏႈိင္းယွဥ္ထားတဲ့ အေၾကာင္းအရာ၊ (၂) ေရွ႕ကအေျခအေနက မွန္ (true) ရင္ လုပ္ရမယ့္အေၾကာင္းအရာ ႏွင့္ (၃) မွား (false) သြားရင္ လုပ္ရမယ့္အေၾကာင္းအရာေတြ ပါပါတယ္။
ပိုမိုျမင္သာေအာင္ေျပာျပရမယ္ဆိုရင္ ေက်ာင္းတစ္္ေက်ာင္း၏ စာေမးပြဲရမွတ္စာရင္းေတြကို ၾကည့္ရေအာင္ေနာ္။ ပုံေသနည္းမွာ C3>=40 ကေတာ့ ေက်ာင္းသားတစ္ေယာက္ရဲ႕ရမွတ္က 40ႏွင့္ညီမယ္၊ႀကီးမယ္ဆိုရင္ Pass ျဖစ္ၿပီးေတာ့ မဟုတ္ရင္ေတာ့ Fail ျဖစ္မယ္အေျခအေနပါ။ ဒီေလာက္ဆိုရင္ေတာ့ နားလည္သြားၿပီလို႔ ထင္ပါတယ္။

အေၾကာင္းအရာ (၄) Filter
Filter ကေတာ့ အသုံးျပဳသူဟာ အခ်က္အလက္မ်ားစြာရွိတဲ့အထဲမွ မိမိလိုခ်င္ေသာအခ်က္အလက္မ်ားကို အစီအစဥ္က်စြာ လ်င္လ်င္ျမန္ျမန္ျဖင့္ေတြ႕ေအာင္ လုပ္ေဆာင္လို႔ရပါတယ္။ Excel ဖိုင္ကိုဖြင့္လိုက္တာနဲ႔ Home->Sort & Filter->Filter ကိုႏွိပ္လိုက္လွ်င္ Filter လုပ္ႏိုင္ပါတယ္။ ဥပမာအားျဖင့္ Admin တစ္ေယာက္ဟာဆိုရင္ ႐ုံးဝန္ထမ္းမ်ား၏ ႐ုံးတက္၊ ႐ုံးဆင္းခ်ိန္မ်ားကို Fingerprint ကေန အခ်က္အလက္မ်ားကို Excel ဖိုင္ျဖင့္ ရယူပါတယ္။ ထိုဖိုင္ကို Filter ျဖင့္စစ္ထုတ္ၿပီး မိမိၾကည့္ခ်င္ေသာ ဝန္ထမ္းတစ္ဦးခ်င္းစီအတြက္ Attendance Record မ်ားကို လြယ္ကူစြာ ၾကည့္ရႈႏိုင္ပါတယ္။

အေၾကာင္းအရာ (၅) Paste Special
Paste ဆိုတာကေတာ့ ကြန္ပ်ဴတာ (သို႔မဟုတ္) ဖုန္းအသုံးျပဳသူေတြနဲ႔ ရင္းႏွီးၿပီးသား ျဖစ္မယ္လို႔ ေတြးမိပါတယ္။ Copy & Paste ဆိုတဲ့စကားလုံးက အၿမဲတြဲေနၾကျဖစ္လို႔ ခဏခဏၾကားဖူးေနမွာပါ။
မိမိက ဖိုင္ထဲက ေဒတာေတြကို Copy လုပ္ၿပီး Right Click ႏွိပ္ၿပီး ႐ိုး႐ိုး Paste မလုပ္ဘဲ Paste Special ျဖင့္ လုပ္ပါမည္။ Paste Special မွာ လုပ္ေဆာင္လို႔ရတဲ့ အခ်က္ေတြအမ်ားႀကီးရွိသည့္အနက္မွ တစ္ခ်ိဳ႕ေသာ အခ်က္မ်ားကို ေအာက္တြင္ အနည္းငယ္ေျပာျပေပးသြားပါမယ္။
(i) Transpose
Transpose က ဇယားတစ္ခုကို ေဒါင္လိုက္ (Vertical) ကေန အလ်ားလိုက္ (Horizontal) ကိုေျပာင္းေပးပါတယ္။

(ii) Operation
မိမိက Copy လုပ္လာေသာတန္ဖိုးကို မိမိလိုခ်င္ေသာ ဂဏန္းေတြနဲ႔ ေပါင္း၊ ႏုတ္၊ ေျမႇာက္၊ စား အလုပ္ေတြကို လုပ္ေဆာင္လို႔ရပါတယ္။

(iii) Values
Excel ဖိုင္ရဲ႕ Sheet 1တြင္မိမိႀကိဳက္ေသာ ဆဲလ္ကြက္၁တြင္ 20 လို႔ေရးထားလိုက္ပါ။ 20 ကို Copy လုပ္ၿပီး တစ္ျခားဆဲလ္ကြက္၂တြင္ Paste Special -> Values ႏွင့္ ယူလိုက္ေသာအခါ ဆဲလ္ကြက္၁က 20ကို ရလာပါလိမ့္မည္။ သို႔ေပမယ့္ ဆဲလ္ကြက္၁တြင္ 20ကို 25သို႔ေျပာင္းလိုက္ေပမယ့္လည္း ဆဲလ္ကြက္၂တြင္တန္ဖိုး မေျပာင္းဘဲ 20အျဖစ္ ရွိေနပါလိမ့္မည္။

(iv) Paste Link
အေပၚက Values နဲ႔ သေဘာတရားတူပါတယ္။ ကြာျခားခ်က္ကေတာ့ ဆဲလ္ကြက္၁က တန္ဖိုးေျပာင္းရင္ ဆဲလ္ကြက္၂မွာပါ တန္ဖိုးေျပာင္းလဲ ပါလိမ့္မည္။

Excel ႏွင့္ပတ္သက္ၿပီး ေလ့လာခ်င္တယ္ဆိုရင္ျဖင့္ ဗီဒီယိုေလးေတြနဲ႔ အ႐ိုးရွင္းဆုံး ရွင္းျပေပးထားေသာ လင္ခ့္ေလးတစ္ခုကို ေဝမွ်ေပးခ်င္ပါတယ္ရွင့္။
https://www.myanmarexcel.com/

အထက္ပါ အေၾကာင္းအရာေလးေတြကေတာ့ Excel ရဲ႕ အေျခခံသေဘာတရားေလးေတြကိုသာ ေျပာျပေပးခဲ့တာပါ။ Excel မွာဆိုရင္ လုပ္ေဆာင္ခ်က္ေတြအမ်ားႀကီး ရွိပါတယ္။ အသုံးျပဳသူမ်ားအတြက္လည္း လြယ္ကူ႐ိုးရွင္းပါတယ္။ ေတာ္ေတာ္လည္း အလုပ္တြင္ပါတယ္။ စိတ္ဝင္စားဖို႔လည္း ေကာင္းပါတယ္။ အခုလိုမ်ိဳး ကြၽန္မရွင္းျပေပးတာေတြကို ဖတ္ရႈေပးခဲ့အတြက္ ေက်းဇူးတင္ပါတယ္။
ေကာင္းေသာေန႔ေလးျဖစ္ပါေစ။

 

 

Hello

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *